ما هي صفات مسؤول الأجور ؟...

ما هي صفات مسؤول الأجور (Gestionnaire de Paie)؟

ما هو مسؤول الأجور؟
مسؤول الأجور هو مختص في إعداد كشوف الرواتب، يعمل داخل إدارة أو شركة أو مؤسسة، سواء كانت خاصة أو عمومية. تتمثل مهمته الأساسية في إعداد كشوف الأجور لجميع الموظفين. وفي إطار إدارة الأجور، يقوم بحساب راتب كل موظف مع الأخذ بعين الاعتبار جميع العناصر مثل الإجازات، العلاوات، الضرائب، الاشتراكات الاجتماعية، الساعات الإضافية، التوقفات عن العمل، وغيرها.
يجب عليه عدّ ومراجعة كل كشف راتب بدقة منهجية، والتأكد من صحة جميع المعلومات. ويُعد هذا المنصب من وظائف الموارد البشرية التي تضمن الدفع الصحيح وفي الوقت المناسب للموظفين.

ما هو دوره؟
باعتبار أن مسؤول الأجور هو الضامن لمعالجة الأجور داخل المؤسسة، فإن عليه إصدار كشف راتب دقيق تمامًا. ولتحقيق ذلك، يقوم بجمع ودراسة ومعالجة جميع المعلومات المتعلقة بموظفي الشركة، مثل: الأقدمية، الترقيات، المنصب الوظيفي، الزيادات، عدد أيام العمل، الإجازات، المرض، إلخ.
وتحت إشراف مدير الموارد البشرية، يتكفل أيضًا بالإجراءات الإدارية والتقنية المرتبطة بتسيير الموارد البشرية وعمليات التوظيف.

يمكن أن يمتد مجال عمل مسؤول الأجور إلى مجالات أخرى حسب نوع المؤسسة والسياق الذي يعمل فيه. ففي بعض الحالات، يتولى إدخال العناصر المتغيرة اللازمة لإعداد كشوف الرواتب، مع احتساب الغيابات والإجازات المدفوعة. وفي حالات أخرى، قد يقوم بإعداد عقود العمل وبطاقات الوصف الوظيفي.
وفي الشركات الكبرى، يتكفل بالتصريحات الاجتماعية التي تشمل الاشتراكات الخاصة بالمشغّل والموظف، إضافة إلى التعامل مع صناديق التقاعد. كما يلتزم دائمًا بقانون الشغل والقانون الاجتماعي (مدة العمل الأسبوعية، الاتفاقيات الجماعية، الإجازات، الأجور، إلخ).
ويُعد مسؤول الأجور المرجع الأول لكل تواصل شفهي أو كتابي يتعلق بكشوف الرواتب. فإذا واجه الموظف مشكلة أو كانت لديه استفسارات، يمكنه التوجه مباشرة إلى مسؤول الأجور. وبحكم تعاونه الوثيق مع الإدارة، يكون مخولًا بحل الإشكالات القانونية المرتبطة بجهات خارجية (مثل هيئات الضمان الاجتماعي وغيرها).

ما هي مهامه؟
تختلف مهام مسؤول الأجور حسب السياق ونوع المؤسسة. ففي الشركات الصغيرة والمتوسطة، غالبًا ما يتم إسناد مهمة إدارة الأجور إلى طرف خارجي مثل خبير محاسبي. أما في المؤسسات الكبرى، فيتولاها مسؤول الأجور داخليًا.

إعداد كشوف الرواتب
يحصل كل موظف على كشف راتب عند صرف أجره. ويجب أن يتضمن كشف الراتب المعلومات التالية:

• معلومات عن المشغّل (الاسم التجاري، العنوان، رقم التسجيل، الرمز المهني، مراجع هيئة دفع الاشتراكات)

• معلومات عن الموظف (الاسم، المنصب، التصنيف حسب الاتفاقية الجماعية)

• الراتب (عناصر الأجر الخام، العناصر الخاضعة للاقتطاعات، الإجازات المدفوعة، الاقتطاعات الاجتماعية والضريبية، مبلغ وتاريخ صافي الأجر المستحق)

• عند الاقتضاء، التخفيضات على الاشتراكات الاجتماعية الخاصة بالساعات الإضافية، والتنبيه بضرورة الاحتفاظ بكشف الراتب دون مدة محددة

دفع الأجور
يمكن دفع الأجور بثلاث طرق: نقدًا (إذا لم يتجاوز المبلغ 1500 يورو)، أو بشيك، أو بتحويل بنكي.
يمكن للموظفين ذوي الأجور الشهرية طلب تسبيقات، ويعادل التسبيق نصف الأجر الشهري وفق قانون الشغل. ويتم دفع الأجور الشهرية مرة واحدة على الأقل شهريًا، بينما يمكن لباقي الموظفين تقاضي الأجر مرتين في الشهر بحد أقصى 16 يومًا بين كل دفعتين.

إعداد التصريح السنوي بالأجور (DADS)
يتضمن هذا التصريح جميع البيانات المتعلقة بالضمان الاجتماعي والضرائب للسنة المنصرمة. ويُعد إلزاميًا لكل مؤسسة تدفع أجورًا خاضعة للضريبة. ويتم إيداعه خلال شهر يناير من السنة الموالية، غالبًا عبر الإنترنت، مع إمكانية الإيداع الورقي إذا كان عدد المستفيدين أقل من 200.

إعداد تصريحات الاشتراكات الاجتماعية
يتولى مسؤول الأجور إعداد بيان الاشتراكات ودفعها للجهة المختصة. ويُرفق هذا البيان بجدول تلخيصي للأجور المصرّح بها مضروبة في نسب الاشتراك المعمول بها. وتسمح التصريحات الموحدة (DUCS) بإرسال هذه البيانات دفعة واحدة، سواء ورقيًا أو إلكترونيًا، باستخدام برنامج متخصص.

استخدام برنامج موثوق لإدارة الأجور
يُنصح باستخدام برنامج متخصص في الأجور لتسهيل وتأمين العملية. ويمكن لمسؤول الأجور الاختيار من بين عدة برامج موثوقة، بعضها يوفر نسخًا تجريبية مجانية.

ما هي المهارات المطلوبة لتصبح مسؤول أجور؟

ملخص المهارات:

• السرية

• الدقة

• التوفر

• حسن التواصل

• القدرة على تحمل الضغط

• الإلمام بقانون الشغل والقانون الاجتماعي

• روح التحليل والتركيب

• مهارات معلوماتية وإدارية

الصفات الشخصية:

• السرية: الاطلاع على رواتب الجميع يتطلب احترام الحياة الخاصة

• الدقة: تجنب الأخطاء التي قد تكون لها عواقب خطيرة

• التوفر: الإجابة عن استفسارات الموظفين

• مهارات التواصل: الدبلوماسية وحسن الحوار

• تحمل الضغط: خاصة في نهاية الشهر

المهارات التقنية:

• حب الأرقام والحسابات

• إتقان الأدوات الإحصائية

• معرفة جيدة بقانون الشغل والقانون الاجتماعي

• إتقان برامج الأجور مثل SAGE وCegid

• إتقان أدوات الموارد البشرية

• إتقان اللغة الإنجليزية، خاصة في الشركات الدولية

كيف تصبح مسؤول أجور؟
تفضل الشركات المرشحين ذوي الخبرة في مكاتب المحاسبة. وتتراوح الشهادات المطلوبة بين:

• Bac +2 (تقني متخصص، BTS محاسبة وتسيير)

• Bac +3 (إجازة)

• Bac +5 (ماستر)

كما يخضع مسؤول الأجور لتكوينات مستمرة لمواكبة تطورات تشريعات الشغل. ويمكنه العمل في وكالات التشغيل المؤقت، مكاتب الخبرة المحاسبية، الشركات، مراكز التسيير، أو الوظيفة العمومية.

تكوينات تؤدي إلى مهنة مسؤول الأجور

مستوى Bac +2:

• BTS إدارة

• BTS تسيير المقاولات

• BTS مالية

• BTS موارد بشرية

• BTS محاسبة

مستوى Bac +3:

• إجازة في المحاسبة

• إجازة في التسيير

• إجازة في الموارد البشرية

تكوين Cegos:
تكوين مدته 6 أيام مع أنشطة عن بُعد في مجال إدارة الأجور، موجه لمسؤولي ومساعدي الأجور المبتدئين أو الراغبين في تطوير مهاراتهم، دون شروط مسبقة، مع تقييم لاكتساب المهارات التقنية والتنظيمية اللازمة للنجاح في هذا المجال.