لماذا التخزين؟

لإدارة مخزون الشركة تأثيرات في عدة مجالات. أولًا، بالنسبة لعملائها. فمخزونها يمكّنها من الاستجابة لطلبات عملائها خلال فترة زمنية أقصر أو أطول. كما أن المخزون يُولّد تكاليف مختلفة ويؤثر على سيولتها المالية.

تأثيرات المخزون في إدارة الشركة

يتكوّن المخزون من مجموع السلع التي تستهلكها الشركة أو تحوّلها أو تبيعها مباشرةً. وقد تشمل المواد الخام، واللوازم الاستهلاكية، والمنتجات قيد التصنيع، والمنتجات الوسيطة، أو المنتجات النهائية. ويتيح امتلاك مخزون للشركة القدرة على تلبية احتياجات عملائها في أقصر وقت ممكن. كما تضمن إدارة جيدة للمخزون توفر كميات كافية من المنتجات لتمكين الشركة من العمل بشكل طبيعي.

لكن المخزون يترتب عليه تكاليف للشركة. فهو يمثل أعباءً مالية. إذ تتطلب إدارته تكاليف مناولة وتخزين، بالإضافة إلى تكاليف مرتبطة بقدامة المنتجات المخزنة. وتنشأ هذه التكاليف الأخيرة بسبب تقادم البضائع المتراكمة والموضوعة جانبًا من قبل الشركة. فهذه البضائع قد تنتهي صلاحيتها أو تُستبدل بمنتجات أكثر حداثة، مما يؤدي إلى انخفاض مبيعاتها أو توقفها تمامًا. وفي هذه الحالة، يفقد المخزون قيمته ويتسبب في خسائر مالية للشركة.

كما أن للمخزون تأثيرٌ على السيولة المالية للشركة وعلى نتائجها، إذ إنه عبارة عن بضائع مجمدة لا تدرّ دخلًا، بل على العكس، تتكبّد الشركة تكاليف بسببها. وتسمح الإدارة الجيدة للمخزون للشركة بزيادة رقم أعمالها.

كيفية تحسين إدارة المخزون؟

التخطيط المستقبلي لإدارة المخزون

بالنسبة للشركة، فإن إدارة المخزون بشكل جيد تعني إيجاد التوازن الأمثل بين امتلاك بضائع جاهزة دائمًا لتلبية طلبات العملاء بسرعة من جهة، والحدّ قدر الإمكان من التكاليف المالية الناتجة عن هذا المخزون من جهة أخرى. ولذلك، فإن التخطيط المستقبلي لإدارة المخزون أمرٌ ضروري. ويشمل ذلك بشكل خاص تقييمًا دقيقًا وصحيحًا لمستويات المخزون، أي المعرفة الجيدة بالكميات من المنتجات التي تم طلبها، واستخدامها، أو التي أصبحت قديمة، أو التي تم بيعها، وكذلك طبيعة هذه المخزونات نفسها. وبالتالي، يجب إجراء جرد دقيق ومنتظم لهذه البضائع المجمدة.

كما أن مراقبة دوران البضائع المجمدة لضمان عدم تحميل الشركة تكاليف باهظة، يُعدّ جزءًا من إدارة فعّالة للمخزون، تمامًا مثل اكتشاف وتعزيز المنتجات التي تحقق مبيعات جيدة على حساب تلك التي لا تلقى رواجًا وتشغل مساحة في المخزون دون فائدة.

توجد العديد من الأدوات، ولا سيما البرمجيات الحاسوبية، التي تمكّن أصحاب الشركات من تحسين إدارة مخزونهم بأفضل شكل ممكن، وتجنّب حدوث نفاد المخزون (rupture de stocks).

طريقة «نقطة الطلب»

لكي تدير شركتها مخزونها بأفضل شكل، يمكنها تطبيق طريقة «نقطة الطلب». وت consiste هذه الطريقة في تحديد مستوى أدنى للمخزون، دونه يصبح من الضروري إعادة التوريد. وتسمح هذه الطريقة خصوصًا بتقليل تكاليف التخزين وتعديل مستويات المخزون وفقًا للطلبات غير المنتظمة من العملاء. وتُستخدم هذه الطريقة من قِبل شركات تبيع منتجات سريعة التلف، أو باهظة الثمن، أو كبيرة الحجم.

إعادة التوريد بتواريخ وكميات ثابتة

من أجل تحسين إدارة مخزونها، تطبّق بعض الشركات نظام «إعادة التوريد بتواريخ وكميات ثابتة». وباستخدام هذه الطريقة، يتم تحديد مخزون ضروري لحسن سير عمل الشركة، مع تحديد تواريخ ثابتة لإعادة توريد البضائع. وبذلك تتم مراقبة تكاليف التخزين بشكل جيد، لكن هذه الطريقة لا تحمي الشركة من خطر نفاد المخزون.

طريقة المخزون الصفري

نظرًا للتكاليف الناتجة عن إدارة المخزون، تفضّل العديد من الشركات اليوم تطبيق طريقة تُعرف بـ«المخزون الصفري» أو «الإنتاج في الوقت المناسب». وت consiste هذه الطريقة في انتظار طلب العميل قبل البدء في التوريد والاستجابة لطلبته. وتتميّز هذه الطريقة بميزة تقليل تكاليف التخزين، بل وحتى إلغائها تمامًا، وتجنب مشاكل انخفاض قيمة المنتجات المباعة. ومع ذلك، تتطلب طريقة «المخزون الصفري» أن يكون نشاط الشركة متوافقًا معها، ولا تراعي رضا العملاء الفوري.