كيف يتم إدخال (تسجيل) الفواتير...

كيفاش كيتدار إدخال (تسجيل) الفواتير؟
كيفاش كتتسجّل فاتورة المورّد فالمحاسبة؟

أي عملية مالية كتأثّر على حسابات الشركة خاصّها تتسجّل محاسبيًا. هاد الشي كينطبق سواء ملي الشركة كتخرج فاتورة ولا ملي كتتوصل بفاتورة من شي مورّد.

كيفاش كتتدار معالجة فاتورة المورّد؟
ملي كتتوصل الشركة ديالك بفاتورة من شي مورّد، خاصّ أوّلًا يتدار ليها التحقّق قبل ما تتسجّل فالحسابات.

1- التحقّق من الفاتورة
بمجرد ما كتتوصل بفاتورة المورّد، خاصّ تتأكّد باللي فيها هاد العناصر:

• معلومات المورّد والزبون (العنوان، الاسم التجاري، رقم SIREN…)

• رقم الفاتورة

• تاريخ إصدار الفاتورة

• وصف السلعة اللي تسلّمات ولا الخدمة اللي تقدّمات

• تاريخ تسليم المنتوج ولا تاريخ نهاية الخدمة

• تاريخ الاستحقاق وغرامات التأخير إلا كانو

• المبلغ بلا ضريبة (HT) والمبلغ مع الضريبة (TTC)

• نسبة الضريبة على القيمة المضافة (TVA)

خاصّ هاد العناصر كاملين يكونو موجودين فالفاتورة. إلا نقص شي عنصر، كتعتبر الفاتورة غير مطابقة وما صالحةش. وإذا كانت المعلومات كاملة وصحيحة، يمكن تمشي لمرحلة الأداء.

تسجيل فاتورة المورّد فالمحاسبة
من بعد ما كتتخلّص الفاتورة، خاصّها تتسجّل محاسبيًا. ولهاد الشي، خاص تفرّق بين ثلاثة ديال المبالغ:

• المبلغ بلا ضريبة

• المبلغ مع الضريبة

• مبلغ الضريبة على القيمة المضافة

إلى كانت الفاتورة كتهم شراء بضائع، كتتسجّل بهاد الطريقة:

• مدين: حساب المصاريف 607 «شراء بضائع» بقيمة المبلغ بلا ضريبة

• مدين: حساب 44566 «TVA قابلة للخصم» بقيمة الضريبة

• دائن: حساب 401 «المورّد» بقيمة المبلغ مع الضريبة

يمكن تستعمل حسابات أخرى حسب نوع العملية، بحال شراء مواد أولية (الحساب 601 أو 607) ولا خدمات (الحساب 602 أو 606).
أما المصاريف الإضافية بحال مصاريف النقل، فعادة كتدخل فالحساب 607 «شراء بضائع»، ويمكن حتى تدار ليها حساب خاص إلا بغات الشركة.

باش يكون التسجيل المحاسبي صحيح، القيد خاصّو يتضمّن:

• رقم فاتورة المورّد وتاريخ إصدارها

• رقم الحساب المدين

• بيان العملية

• مبلغ العملية

معلومة مهمّة: باش تكون محاسبة الشركة مطابقة للقواعد، خاصّ تستعمل الحسابات الصحيحة. وإذا كنت خايف تغلط، الأحسن تفوّض هاد الخدمة لمختص.

كيفاش يمكن تحسين إدخال فواتير المورّدين؟
رغم أن تسجيل فاتورة المورّد باين ساهل، إلا أنه كيضيّع بزاف ديال الوقت، خصوصًا إلا كانو مورّدين بزاف. هادي جوج طرق باش تسهّل العملية:

حفظ الفواتير وتنظيمها
من بعد التسجيل، خاصّ تحتافظ بجميع الفواتير لمدة ما كتقلّش على 10 سنين. باش تسهّل الرجوع ليهم وتنظيم المحاسبة، كيتنصح ترقّم الفواتير بنظام داخلي واضح، ومن بعد تتحفظ فملفّات ولا مجلّدات مرقّمين. ويمكن حتى تستعمل برنامج كيخلّي تحفظ الفواتير بشكل رقمي.

معلومة: ما كاين حتى إلزام قانوني بطريقة معيّنة لتصنيف الفواتير، والاختيار راجع لتنظيم الشركة الداخلي.

اعتماد أداة لتدبير فواتير المورّدين
الإدخال اليدوي لكل فاتورة خدمة متعبة وما كتضيفش قيمة حقيقية. باش تبسّط العملية، يمكن تعتمد على برنامج محاسبي ولا رقمنة تدبير فواتير المورّدين باستعمال حلول متخصّصة بحال Libeo.

هاد الحلول كتوفر الوقت وكتعاون فالتحكّم فالسيولة بفضل أتمتة معالجة الفواتير وأدائها. حيث كتتجمع فواتير المورّدين فـأداة وحدة، كيراجعوها الفريق، ومن بعد كتتخلّص بنقرة وحدة. وزيد على هاد الشي، هاد الحلول متوافقة مع برامج محاسبية بحال QuickBooks وCegid، وهاد الشي كيسهّل نقل القيود المحاسبية بلا ما تعاود تدخلها يدويًا.