كيف تتم معالجة فاتورة العميل؟...

كيفاش كتتدار معالجة فاتورة الزبون؟

شنو المقصود بمعالجة الفواتير؟
معالجة الفواتير هي العملية اللي كتديرها الشركة باش تخلّص المستحقات ديال المورّدين ولا المتعاقدين من الباطن. هاد العملية كتبدا منين كتتوصل الشركة بالفاتورة، وكتسالي منين كيتخلص المبلغ وكيّتسجّل فدفتر الأستاذ المحاسبي.

شنو هي الفاتورة؟
الفاتورة هي طلب ديال الأداء. كتكون فيها عادة لائحة ديال السلع ولا الخدمات اللي تقدّمو لشركة معيّنة، وكتبيّن المبلغ اللي خاص يتخلّص، وكتحدّد تاريخ الاستحقاق ديال الدفع. تقليديًا كتكون ورقية، ولكن دابا يمكن حتى تتبعث إلكترونيًا. وكاينين بزاف ديال الأنواع ديال الفواتير، منها:

• الفواتير الشكلية (Pro Forma): تقدير أوّلي كيبيّن شنو غادي يتفوّتَر من بعد ما تتنجز الخدمة ولا يتسلّمو السلع.

• الفواتير المرحلية (الوسطية): كتستعمل فالمشاريع الكبار ولا اللي فيها مبالغ كبيرة، فين كيتصيفطو فواتير دورية باش يتقسمو الدفعات على مراحل التنفيذ.

• الفواتير النهائية: كتعلم الزبون بأن الخدمة تسالات ولا السلع تسلّمات، وأن الأداء ولى واجب.

• الفواتير المتأخرة: إلا ما تخلّصاتش الفاتورة النهائية فالوقت المحدد، يمكن يتبعث تذكير، وقد يكون فيه حتى مصاريف التأخير.

• الفواتير المتكررة: كتستعمل فالخدمات المستمرة، خصوصًا إلا كان المبلغ ثابت فكل فترة ديال الفوترة.

الشركات الصغيرة والمتوسطة تقدر تتوصل بالفواتير يدويًا ولا عبر الإيميل، ومن بعد موظفي المحاسبة ولا الأداء كيديرو شيك وكيصيفطوه بالبريد حسب السيولة والقدرة ديال الشركة على الخلاص.
أما الشركات الكبيرة اللي عندها قسم محاسبة مخصّص، فكتوجّه جميع الفواتير لهدا القسم باش يتكفّل بها من الاستلام حتى الأداء.

كيفاش كتتدار معالجة الفواتير؟
معالجة الفواتير هي أول خطوة كيديرها قسم المحاسبة. كيتوصلو بالفواتير وكيطابقوها مع أوامر الشراء ديال الشركة، يعني كيتأكدو باللي غير داك الشي اللي تطلب وتسلم هو اللي تفوّتَر، وكيتأكدو حتى من صحة المبالغ.

عادة الشركات كتعتمد واحد النظام ديال المطابقة:

• النظام الثنائي: كيطابقو الفاتورة مع أمر الشراء الأصلي.

• النظام الثلاثي: بالإضافة لهاد الشي، كيتأكدو باللي السلع ولا الخدمات اللي تفوّتَرات تسلّمات فعليًا.

ما كايناش طريقة وحدة صالحة لجميع الشركات، ولكن غالبًا العملية كتدوز من هاد المراحل:

• المرحلة الأولى: موظف كيقارن الفاتورة مع أمر الشراء والوثائق المرافقة بحال وصولات الاستلام ولا سندات التسليم، وكيحدّد أي فرق باش يتأكّد باللي المبلغ شامل جميع العناصر اللي خاصّها تتخلّص.

• المرحلة الثانية: من بعد التحقّق، كتمشي الفاتورة لمسؤول قسم المحاسبة.

• المرحلة الثالثة: المسؤول كيسجّل الفاتورة فدفتر الأستاذ وكيحدّد تواريخ الأداء.

• المرحلة الرابعة: كترسل لائحة الدفعات المبرمجة للمدير المالي باش يصادق عليها.

• المرحلة الخامسة: كيتدار الأداء، إمّا بإرسال الشيكات بالبريد ولا عبر الدفع الإلكتروني.

علاش معالجة الفواتير مهمة؟
معالجة الفواتير عملية أساسية فإدارة السيولة ديال الشركة. من خلال تنظيمها وتوحيدها، كتضمن الشركة الأداء فالوقت المناسب. وزيد على هاد الشي، بعض المورّدين كيعطيو تخفيضات للشركات اللي كيدفعو بكري، وهاد الشي كيجعل تحسين النظام مفيد بزاف.

والأهم من هاد الشي كامل، أن المعالجة المزيانة للفواتير كتعاون على تفادي الاحتيال، والأخطاء المكلفة، وتأخر الأداء اللي يقدر يجرّ غرامات ورسوم إضافية. إلا ما كانش نظام واضح، يمكن دوز فواتير خاطئة ولا مزوّرة بلا ما يتكشفو، حيث ما كتتطابقش مع أوامر الشراء ولا وصولات الاستلام.

كيفاش يمكن تحسين عملية معالجة الفواتير؟
كلما كبرات الشركة، كتزاد أهمية الأتمتة فمعالجة الفواتير. الشركات الكبيرة تقدر تتعامل مع آلاف الفواتير الورقية فالسنة، وهاد الشي كيطلب وقت وجهد كبير وكيقدر يثقّل على قسم المحاسبة، وكيأثر على الأداء والسيولة والتوازن المالي.

برامج المحاسبة اللي كتستعمل التعرّف الضوئي على الحروف (OCR) كتخلّي تمسحو الوثائق وتطابقو أوامر الشراء مع الفواتير والمرفقات، وهاد الشي كيقلّل من التكاليف ديال الخدمة اليدوية وكيقصّر وقت التحقّق.
وزيد على ذلك، دمج حلول متخصّصة وتقنيات التعلّم الآلي فمعالجة الفواتير كيسرّع الإجراءات، وكيضمن دقة الأداء، وكيقلّل من الأخطاء البشرية بحال قبول فواتير مزوّرة، مكرّرة، ولا غير دقيقة.