كيفاش تدير تقرير على تدخل؟...

ديما كيساعد يكون عندك تقرير على اجتماع فات تحت اليد. هادشي كيمكنك باش ترجع لقائمة القرارات اللي تّاخدو أو باش تعرف شكون كان مسؤول على كل مهمة. وحتى اللي ما حضروش يقدرو يستافدو منو كمصدر للمعلومات والمرجع.

مهم ما تهملش هاد المهمة، حيت التقرير ممكن يكون مفيد بزاف إلا وقع خلاف على شي موضوع. من بعد أي اجتماع، خذ شوية د الدقائق باش تكتب تقرير مفصل، ومن بعد صيفطو للناس اللي شاركو بسرعة. هاد الوثيقة حتى اللي ما حضروش كتعلمهم بالمواضيع اللي تناقشت.

أول حاجة خاص تعرفها هي أن التقرير هو ملخص للاجتماع مبني على جدول الأعمال. التقرير كيرجع لنفس المعلومات الأساسية اللي فجدول الأعمال وزيد عليها المعلومات اللي خرجات من الاجتماع. من عناصر جدول الأعمال، تقدر حتى تكتب جزء كبير من التقرير ديالك.

كيفاش تكتب تقرير فـ 3 خطوات سهلة

1. حضّر هيكلة مزيانة
قبل الاجتماع، حضّر جدول أعمال مفصل. هادشي غيساعدك بزاف باش تكتب التقرير بسهولة، حيث تقدر تزيد ملاحظاتك تحت كل عنوان مباشرة، وهادشي كيسهّل ترتيب التقرير من بعد الاجتماع.

تقدر حتى تستعمل برنامج إدارة الاجتماعات باش يسهل عليك كتابة التقرير. كيفاش؟ جيب معاك التابلت، الهاتف، أو الحاسوب ديالك، وسجل الملاحظات مباشرة فالمواضيع اللي تناقشو فيها.

من بعد الاجتماع، التقرير ديالك غادي يكون تقريبا واجد (80%). خاصك غير شوية وقت باش تقراه مرة أخرى وتصوب الأخطاء بحال باستعمال Antidote، وهكذا يكون واجد.

2. خد الملاحظات
باش التقرير يكون كامل ومفصل، خاصك تاخد ملاحظات خلال الاجتماع. إلا ما درتيش هادشي، غادي تنسى معلومات مهمة.
باش تسهّل، تقدر تستعمل الاختصارات، أو تسجّل الاجتماع باش ما تنسا حتى حاجة.

3. صيفط التقرير للزملاء
باش التقرير يكون مفيد، ماتنساوش تصيفطو لكل المشاركين عبر مجلد مركزي أو الإيميل من بعد ما تكتب التقرير!
الأفضل تدير هادشي فـ 48 ساعة، حيث الذاكرة كتبدا تنسى بسرعة.